Хранение документов бухгалтерского учета

Вся налоговая документация и бухгалтерия юридических лиц и людей, занимающихся индивидуальным предпринимательством, должна быть строго регламентирована. Определенный перечень бумаг, период и условия их хранения закреплены законодательными актам Российской Федерации, среди которых: «Налоговый кодекс РФ», закон «О бухгалтерском учете», закон «О ведении архива и документооборота предприятия». Ответственность за исполнение прописанных норм и положений полностью лежит на руководителе, а также на главном бухгалтере организации.

Период сохранности отчетов установлен согласно определённым нормативам, однако для каждой отдельной категории документов различен. Основная база информации, первичные документы бухгалтерии подлежат хранению 5 лет. Расходные выплаты, в том числе социальные отчисления, не подлежать уничтожению не менее 4-х лет. Закономерным является использование электронной отчетности, при условии наличия соответствующих сертификатов, подписей и указывающих на их подлинность бумаг.

Все данные возможно передать в архив, либо обеспечивать сбережение материалов у себя в офисе.

Использование второго варианта предполагает наличие дополнительного пространства. При этом, необходимо обеспечить все меры безопасности в помещении: железная дверь, окна с решетками, сигнализация. Необходимо продумать количество, расположение стеллажей и полок, обеспечить хронологическую перепись папок по годам, систематизацию всей бухгалтерии. Все это потребует немалых вложений и сил.

Несомненно, если нет возможности и средств на подготовку собственного архива, то лучше отдать документы в специальную организацию, где созданы все условия для защиты информации как от внешнего влияния, так, и от постороннего вмешательства. На месте все же важно иметь электронную копию, чтобы все материалы в случае необходимости были под рукой.

К вопросу сохранности налоговой и бухгалтерской отчетности стоит подойти крайне ответственно и серьезно. Невыполнение правил и норм содержания сведений согласно закону РФ, приравнивается к административному нарушению. За подобное правонарушение предусмотрен штраф, который налагается на директора организации и главного бухгалтера, как ответственных лиц. Размер штрафа будет значительно выше в случае порчи или утери материалов.

С окончанием положенного срока хранения, папки с информацией должны быть утилизированы любым доступным способом. Это можно сделать как самостоятельно, так и воспользовавшись услугами конкретных фирм.

Таким образом, хранение юр лицами, а также ИП отчетных данных строго регламентируется нормами и правилами «Налогового кодекса РФ» и законодательным актом «О бухгалтерском учете», несоблюдение которых влечет налоговые и административные взыскания.